Microsoft 365 Copilot einführen. Lohnt sich das für Ihr Unternehmen?
Praktischer Leitfaden für Unternehmen. Mit Use Cases, Lizenzlogik und Vorgehen aus der Praxis.
Copilot ist in wenigen Minuten aktiviert. Damit er nach drei Monaten noch sinnvoll läuft, braucht es mehr. Welche Funktionen tatsächlich Wirkung zeigen, für wen sich eine Lizenz lohnt und was vorher in Ihrem Tenant unbedingt stimmen muss, lesen Sie in unserem Whitepaper.
Wenn eine dieser Fragen Sie betrifft, sind wir das Richtige für Sie.
Vier Aufgaben. Vier Antworten. Ein Whitepaper.
💳 Lohnt sich eine Lizenz für alle Mitarbeitenden?
Copilot kostet rund 28 Franken pro Benutzer und Monat – zusätzlich zur Microsoft-365-Lizenz. Das summiert sich schnell. Im Whitepaper finden Sie eine Antwort, für wen sich eine kostenpflichtige Lizenz lohnt und wer mit dem kostenlosen Copilot Chat auskommt.
🛡️ Was passiert mit unseren Daten?
Copilot greift auf alles zu, was die jeweilige Person sehen darf. Das klingt beruhigend, ist es aber nur dann, wenn die Berechtigungen in Ihrem Tenant tatsächlich stimmen. Im Whitepaper lesen Sie, was vorher aufgeräumt sein muss, damit Copilot nichts ausplaudert, was er nicht soll.
📋 Wofür kann ich Copilot konkret einsetzen?
Neun typische KMU-Aufgaben aus HR, Verkauf, Finanzen, Geschäftsleitung, Service, Marketing, IT und Operations. Jeweils mit Ausgangslage, konkretem Prompt und Stolperfallen. Damit Sie nach der Lektüre wissen, wo Copilot wirklich Zeit spart.
🎓 Wie befähige ich die Mitarbeitenden?
Copilot ist nur so gut wie der Prompt, den er bekommt. Im Whitepaper finden Sie einige sofort einsetzbare Beispiel-Prompts, sortiert nach Rollen. Plus die fünf Anti-Muster, die selbst erfahrene Anwender immer wieder bremsen.
Klartext zu Microsoft 365 Copilot einführen.
Zehn Kapitel. Fünfzehn Minuten Lesezeit. Aus unserer Praxis.
Die Copilot-App im Detail
Chat, Notebooks, Pages, Researcher, Agents, Voice und Memory. Was sie können, wann sie sich lohnen und wo die Stolperfallen liegen.
Copilot in Word, Excel, Outlook, Teams
Was die Integration im Alltag konkret leistet. Und in welchem Office-Programm Copilot heute noch nicht überzeugt.
Die Modell-Auswahl
Microsoft, OpenAI, Claude, warum die Wahl des KI-Modells für die Antwortqualität einen Unterschied macht.
Neun Use Cases aus dem KMU-Alltag
HR, Verkauf, Finazen, Geschäftsleitung, Service, Marketing, IT, Operations. Mit konkreten Prompts, die Sie morgen ausprobieren können.
Lizenzen und Wirtschaftlichkeit
Wer braucht eine kostenpflichtige Lizenz, wer reicht mit dem kostenlosen Copilot Chat aus. Plus eine einfache Wirtschaftlichkeits-Logik.
Reifegrad-Check für Ihren Tenant
Zehn Fragen, eine Auswertung in drei Stufen. Damit Sie in fünf Minuten wissen, ob Sie für Copilot einführen bereit sind.
Mehr als nur eine Lizenz
Wer Copilot einführt, ohne die Hausaufgaben gemacht zu haben, riskiert mehr, als er gewinnt. Drei Voraussetzungen müssen stimmen, ansonsten arbeitet die KI gegen Sie, nicht für Sie.
🗂️ Aufgeräumter Tenant
Berechtigungen, die wirklich passen
🏷️ Geschützte Daten
Klarheit über Zugriffsrechte
🧑💻 Geschulte Mitarbeitende
Wissen, was sie tun
Im Whitepaper finden Sie zu jeder dieser drei Voraussetzungen die konkreten Schritte. Und einen Reifegrad-Check, mit dem Sie für sich selbst beantworten, wo Sie heute stehen.
Jetzt das Whitepaper "Copilot einführen" herunterladen
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Claude oder Gemini?
Öffentliche KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini sind allgemeine Assistenten. Sie wissen viel über die Welt, aber nichts über Ihre Firma. Microsoft 365 Copilot dagegen ist mit Ihrer Microsoft-365-Umgebung verbunden – er kennt Ihre E-Mails, Ihre Dokumente in SharePoint und OneDrive, Ihre Teams-Sitzungen. Damit kann er Antworten geben, die wirklich zu Ihrer Firma passen. Wichtig: Er greift immer nur auf das zu, was der jeweilige Mitarbeitende selbst sehen darf.
Brauchen alle Mitarbeitenden eine Copilot-Lizenz bekommen?
Nein. Und das ist auch nicht sinnvoll. In typischen Schweizer KMU liegt der sinnvolle Anteil der kostenpflichtigen Lizenzen bei dreissig bis sechzig Prozent der Belegschaft. Mitarbeitende, die viel mit E-Mails, Dokumenten und Sitzungen arbeiten, profitieren stark. Für reine Produktions-, Lager- oder Verkaufs-Rollen ohne nennenswerte Bildschirmarbeit reicht der kostenlose Copilot Chat. Welche Verteilung für Sie passt, klären wir im Erstgespräch.
Was kostet Microsoft 365 Copilot?
Beim Stand Mai 2026 liegt der Listenpreis bei rund 28 Franken pro Benutzer und Monat im Jahresabonnement – zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz. Über bestimmte Lizenz-Bundles und Vertragspartner sind oft günstigere Konditionen möglich. Die konkreten Preise für Ihre Situation klären wir im Erstgespräch.
Was passiert mit unseren Daten in Copilot?
Daten bleiben in der Microsoft-365-Umgebung Ihres Tenants. Microsoft trainiert seine KI-Modelle nicht mit Ihren Inhalten. Es gibt aber Unterschiede je nach Modell-Wahl: Microsoft- und OpenAI-Modelle laufen direkt in Ihrem Microsoft-365-Vertrag, Claude-Modelle laufen über einen Drittanbieter-Vertrag mit eigenen Bedingungen. Für die meisten KMU ist beides unproblematisch. Für besonders sensible Branchen (Anwaltskanzleien, Treuhand, Gesundheitswesen) konfigurieren wir die Modell-Auswahl bewusst.
Brauchen unsere Mitarbeitenden eine Schulung?
Ja. Copilot ist nicht selbsterklärend – wer ohne Anleitung anfängt, kommt zu generischen Resultaten und zieht den falschen Schluss, das Tool tauge nichts. Eine kurze Schulung (45 bis 90 Minuten je nach Rolle) zeigt die wichtigsten Funktionen, die fünf Elemente eines guten Prompts und die typischen Stolperfallen. Im Whitepaper finden Sie dreissig sofort einsetzbare Beispiel-Prompts, die als Ausgangsmaterial für eine Schulung dienen.
Muss unser Tenant aufgeräumt sein, bevor wir Copilot einführen?
In den meisten KMU ja. Über Jahre gewachsene SharePoint-Berechtigungen, vergessene OneDrive-Speicher und falsch geteilte Ordner sind kein Problem, solange niemand aktiv sucht. Copilot zerstört diese «Sicherheit durch Unauffindbarkeit». Wir prüfen Ihren Tenant vor der Einführung und räumen kritische Punkte gezielt auf. Wie weit dieser Aufwand bei Ihnen geht, sehen wir im Erstgespräch.
Können wir Copilot auch wieder abschalten, wenn er nicht passt?
Ja. Copilot-Lizenzen sind monatlich oder jährlich kündbar (abhängig vom Abonnement-Modell). Wer mit einer Pilotgruppe startet, kann nach drei Monaten entscheiden, ob er ausweitet oder zurückfährt. Wir empfehlen genau diesen Weg: erst ein Pilot mit messbaren Zielen, dann die Entscheidung über den breiten Rollout. Das schützt vor Lizenzkosten, die nichts bringen.
Was ist der Unterschied zwischen der Copilot App und Copilot in Word und Outlook?
Die Copilot-App ist eine eigenständige Arbeitsumgebung – mit Chat, projektbezogenen Notebooks, einer Recherche-Funktion und der Möglichkeit, eigene KI-Assistenten zu bauen. Copilot in Word, Excel, Outlook und Teams sitzt direkt in den Programmen und hilft bei konkreten Aufgaben (E-Mails formulieren, Tabellen analysieren, Sitzungen zusammenfassen). Die App ist die spannendere Hälfte – wer Copilot nur in den Office-Programmen nutzt, schöpft das Werkzeug nicht aus. Mehr dazu im Whitepaper.
Welches KI-Modell läuft hinter Copilot?
Standardmässig laufen Microsoft- und OpenAI-Modelle. Seit 2025 lässt sich Copilot zusätzlich mit Claude-Modellen von Anthropic betreiben. Verschiedene Modelle haben verschiedene Stärken: OpenAI für Allroundaufgaben, Claude für längere durchdachte Texte und mehrstufige Analysen. In der Copilot-App können Sie pro Anfrage entscheiden, mit welchem Modell Copilot antworten soll. Wir konfigurieren die Modell-Strategie im Rahmen der Einführung gemeinsam mit Ihnen.
Welche Microsoft-365-Lizenz brauchen wir, damit Copilot funktioniert?
Copilot setzt mindestens Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 oder E5 voraus. Für die Schutzfunktionen, die vor der Copilot-Einführung aktiviert werden sollten (Schutzklassen, automatische Markierung sensibler Daten), eignen sich Business Premium, E3 oder E5. Wer noch eine kleinere Lizenz hat, wechselt vor der Copilot-Einführung. Wir zeigen Ihnen transparent auf, welche Variante für Sie sinnvoll ist.
Wer ist VistaSys?
VistaSys AG mit Sitz in Aarau ist seit 2008 auf Microsoft Cloud spezialisiert. Wir begleiten Schweizer KMU bei der Modernisierung mit Microsoft 365 und Microsoft Azure und beim sicheren Einsatz von KI im Unternehmen, inklusive Microsoft 365 Copilot. Was wir Ihnen verkaufen, haben wir zuerst in unserer eigenen Firmengruppe eingeführt – mit allen Stolpersteinen, die wir Ihnen so ersparen können.