Use Case: Migration von lokalem Exchange Server zu Exchange Online
Use-Case zur Migration des lokalen Exchange Servers zu Exchange Online
Ausgangslage
Ein KMU mit rund 50 Mitarbeitenden betrieb eine lokale Exchange-Server-Infrastruktur (Exchange 2016) für E-Mail-Kommunikation, Kalender und Kontakte. Der Betrieb verursachte steigende Wartungskosten, Sicherheitsbedenken und Einschränkungen beim mobilen Arbeiten. Eine Modernisierung war notwendig – inklusive Absicherung gegen Cyberrisiken und einem funktionierenden Backup- und Archivkonzept.
Die bestehende On-Premises-Umgebung führte zu technischen und organisatorischen Herausforderungen. Sicherheitsupdates mussten manuell eingespielt werden, was immer wieder zu Verzögerungen und Risiken führte. Die skalierbare Nutzung war begrenzt – bei wachsender Mitarbeiterzahl stiegen die Anforderungen an Hardware und Speicher, was zusätzliche Kosten verursachte. Zudem erschwerte die lokale Lösung den mobilen Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte, insbesondere für Mitarbeitende im Aussendienst oder im Homeoffice.
Herausforderung
- Veraltete Serverinfrastruktur mit Sicherheits- und Kompatibilitätsrisiken
- Eingeschränkter mobiler Zugriff und kein Single Sign-On mit Microsoft 365
- Keine professionelle Backup-Strategie oder E-Mail-Archivierung
- Kein umfassender Schutz vor Phishing, Spam und gezielten Angriffen
- Wartungsintensiver Betrieb mit lokalem Hardwarebedarf
Um diese Probleme zu lösen, entschied sich das Unternehmen für die Migration des lokalen Exchange Server zu Exchange Online, einem zentralen Bestandteil von Microsoft 365. Mit Exchange Online stehen alle E-Mail-Funktionen in der Cloud zur Verfügung – sicher, hochverfügbar und flexibel skalierbar. Mitarbeitende können unabhängig vom Standort über Outlook oder mobile Endgeräte effizient zusammenarbeiten. Gleichzeitig profitieren die Verantwortlichen von einem reduzierten Administrationsaufwand, automatischen Updates sowie einem integrierten Backup- und Archivkonzept, das Compliance- und Datenschutzanforderungen erfüllt.
Weitere Microsoft 365 Use Cases
Unsere Lösung Migration zu Exchange Online & Absicherung mit Barracuda Email Protection
Die VistaSys AG plante und realisierte eine vollständige Migration des lokalen Exchange Server zu Exchange Online und kombinierte dies mit einem umfassenden Schutz- und Archivierungskonzept auf Basis von Barracuda Total Email Protection
Migrationsstrategie & technische Umsetzung
Wahl des passenden Migrationspfads (Cutover), Übernahme aller Postfächer, Kalender, Kontakte, Weiterleitungen und E-Mail-Regeln. Migration mit Bittitan MigrationWiz. Konfiguration der DNS-Einträge und Benutzerzugriffe.
Geräteanbindung & Benutzerwechsel
Automatisierte Outlook-Rekonfiguration, mobile Device-Einrichtung, Unterstützung für Enduser während des Wechsels
Sicherheits- und Compliance-Konzept mit Barracuda
Barracuda Email Security für Phishing-, Malware- und Spam-Schutz. Barracuda Cloud-to-Cloud Backup für E-Mails, OneDrive, SharePoint & Teams. Barracuda Email Archivierung für revisionssichere Langzeitaufbewahrung und Compliance-Anforderungen
Einführung von MFA & modernen Zugriffsrichtlinien über EntraID
Absicherung der Postfächer gegen unbefugten Zugriff
"Der Wechsel von unserem lokalen Exchange Server zu Exchange Online war ein Game-Changer – kombiniert mit Barracuda Total Email Protection haben wir jetzt eine leistungsstarke, abgesicherte E-Mail-Plattform. Die Migration verlief gut, und wir profitieren von höherer Sicherheit, weniger Administrationsaufwand und zuverlässigem Spam-Schutz.."
K. U. CIO
Ergebnis für den Kunden
- Ausfallsichere Cloud-Infrastruktur ohne eigene Server
- Standortunabhängiger Zugriff auf alle E-Mails und Kalenderdaten
- Vollständiger Schutz vor E-Mail-Bedrohungen durch Barracuda
- Automatisiertes Cloud-Backup und rechtssichere Archivierung
- Wartungsfreier Betrieb ohne eigene Hardware, mit Skalierbarkeit für die Zukunft
- Verbesserte Sicherheit & Compliance nach Best Practices
Fazit
Mit der Migration von Exchange Server zu Exchange Online in Kombination mit Barracuda Total Email Protection bietet Vistasys AG eine ganzheitliche Lösung für sichere, moderne Kommunikation. Der Kunde profitiert von einer hochverfügbaren E-Mail-Plattform, vollständiger Absicherung und rechtskonformer Datenaufbewahrung – ideal für KMU mit professionellen Anforderungen an Verfügbarkeit, Sicherheit und Effizienz.
Damit konnte das Unternehmen nicht nur die laufenden Betriebskosten deutlich senken, sondern auch die IT-Administration vereinfachen und die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation nachhaltig erhöhen. Mit der Umstellung auf Exchange Online wurde eine zukunftssichere, cloudbasierte Kommunikationsplattform geschaffen, die flexibel mit dem Wachstum des Unternehmens mitgeht. Mitarbeitende profitieren nun von einem standortunabhängigen Zugriff auf ihre Postfächer, Kalender und Kontakte – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Gleichzeitig erfüllen die integrierten Funktionen für Archivierung, Backup und Compliance die steigenden Anforderungen an Datenschutz und Cybersecurity. Damit hat das Unternehmen eine moderne Basis für effiziente Zusammenarbeit geschaffen und seine IT nachhaltig für die Zukunft ausgerichtet.
Sie planen den Wechsel zu Exchange online?
Wir begleiten Sie umfassend – von der Migrationsstrategie bis zur Absicherung mit Barracuda Total Email Protection. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.