Die häufigsten Fehler bei der Einführung von Teams Telefonie
Und warum sie selten technischer Natur sind
Teams Telefonie wird oft als logischer nächster Schritt betrachtet: modern, cloudbasiert, integriert in den Arbeitsalltag. Technisch ist die Lösung ausgereift, die Möglichkeiten sind vielfältig und die Versprechen klingen überzeugend.
In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder:
Wenn Teams Telefonie scheitert, liegt es nur selten an der Technik.
Viel häufiger sind es organisatorische, kommunikative und menschliche Faktoren, die unterschätzt werden. Dieser Beitrag zeigt die häufigsten Fehler, die wir in Projekten beobachten – und warum sie vermeidbar wären.
Fehler 1: Teams Telefonie als reines IT-Projekt betrachten
Einer der grundlegendsten Fehler ist die Annahme, dass Teams Telefonie primär eine technische Umstellung sei. Lizenzen, Routing, Endgeräte, Portierung – alles scheint klar planbar.
Was dabei vergessen geht:
Telefonie betrifft nahezu alle Mitarbeitenden und ist tief im Arbeitsalltag verankert.
Wird die Einführung ausschliesslich aus IT-Sicht geplant, fehlt oft:
Einbindung der Fachbereiche
klare Kommunikation
Verständnis für Gewohnheiten
Vorbereitung auf Veränderung
Teams Telefonie ist kein klassisches Infrastrukturprojekt. Es ist eine Veränderung im Alltag.
Fehler 2: Erwartungen nicht explizit klären
Viele Enttäuschungen entstehen, weil Erwartungen nie sauber ausgesprochen oder definiert werden.
Typische Annahmen sind:
„Es funktioniert wie unsere bisherige Telefonanlage.“
„Alles bleibt gleich, nur moderner.“
„Der Aufwand für die Mitarbeitenden ist minimal.“
Diese Erwartungen sind verständlich, aber häufig nicht realistisch.
Teams Telefonie funktioniert anders. Wer diese Unterschiede nicht früh erklärt, erzeugt Unsicherheit – und Widerstand.
Erfolgreiche Projekte beginnen nicht mit Konfiguration, sondern mit Erwartungsklärung.
Fehler 3: Den emotionalen Stellenwert von Telefonie unterschätzen
Telefonie ist mehr als ein Werkzeug. Sie steht für:
Erreichbarkeit
Verlässlichkeit
Kontrolle
Professionalität
Gerade in Schweizer KMU ist Telefonie ein sensibles Thema. Wird dieser emotionale Aspekt ignoriert, reagieren Mitarbeitende nicht mit Neugier, sondern mit Skepsis.
Aussagen wie:
„Das ist doch einfacher.“
„Das versteht man schnell.“
wirken oft gegenteilig. Sie nehmen Bedenken nicht ernst.
Veränderung braucht Verständnis, nicht Beschwichtigung.
Fehler 4: Mitarbeitende zu spät oder gar nicht einbeziehen
Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass Mitarbeitende erst dann informiert werden, wenn der Entscheid bereits gefallen ist.
Das führt zu:
gefühltem Kontrollverlust
Ablehnung statt Akzeptanz
Gerüchten statt Klarheit
Frühe Einbindung bedeutet nicht, jede Entscheidung demokratisch zu fällen. Sie bedeutet, transparent zu erklären:
warum umgestellt wird
was sich verändert
was bewusst gleich bleibt
Akzeptanz entsteht nicht durch Technik, sondern durch Kommunikation.
Fehler 5: Betrieb und Alltag zu wenig berücksichtigen
Nach dem Go-Live gilt das Projekt oft als abgeschlossen. In der Realität beginnt der eigentliche Teil jedoch erst dann (und das zeigt unsere Erfahrung).
Häufig unterschätzt werden:
Support-Aufwand in den ersten Wochen
Anpassungen an individuelle Arbeitsweisen
Schulungsbedarf
klare Regeln zur Erreichbarkeit
Ohne diese Begleitung entsteht schnell Frust – obwohl die Lösung technisch korrekt umgesetzt wurde.
Teams Telefonie muss im Alltag funktionieren, nicht nur im Konzept.
Fehler 6: Alles auf einmal ändern wollen
Der Wunsch nach einem klaren Schnitt ist verständlich. In der Praxis ist er oft kontraproduktiv.
Probleme entstehen, wenn:
bestehende Geräte sofort abgeschafft werden
neue Arbeitsweisen erzwungen werden
keine Übergangsphase vorgesehen ist
Hybride Szenarien sind kein Zeichen von Schwäche, sondern von Pragmatismus. Nicht alles muss gleichzeitig neu sein, damit es besser wird.
Fehler 7: Den IT-Partner nur als Umsetzer sehen
Ein technischer Implementierungspartner reicht für Teams Telefonie oft nicht aus. Gefragt ist ein Partner, der:
einordnet
hinterfragt
Erwartungen korrigiert
auch einmal bremst
Wird der IT-Partner ausschliesslich als Ausführender betrachtet, fehlt eine wichtige Perspektive. Gute Projekte profitieren von Widerspruch, nicht von blindem Umsetzen.
Fazit zum Thema häufigsten Fehler bei der Einführung von Teams Telefonie
Die Einführung von Teams Telefonie scheitert selten an fehlenden Funktionen oder instabiler Technik. Sie scheitert dort, wo Erwartungen nicht geklärt, Menschen nicht abgeholt und Veränderungen unterschätzt werden. Unternehmen, die diese Fehler vermeiden, profitieren langfristig von einer flexiblen, modernen und tragfähigen Telefonielösung. Nicht, weil sie alles richtig konfiguriert haben – sondern weil sie den Wandel bewusst gestaltet haben.
👉 Teams Telefonie ist kein Selbstläufer. Aber mit der richtigen Herangehensweise ist sie gut beherrschbar.
In einem separaten Beitrag zeigen wir, wann Teams Telefonie grundsätzlich nicht die richtige Lösung ist und warum Zurückhaltung manchmal die bessere Entscheidung ist.
