Ersatz lokalen Fileserver durch SharePoint Online
Use-Case zur Migration eines lokalen Fileservers auf SharePoint online für ein Handelsunternehmen.
Ausgangslage
Ein mittelgrosses Handelsunternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden verwaltete seine Geschäftsdokumente über einen klassischen Windows-Fileserver mit Netzlaufwerken. Die Datenablage war historisch gewachsen, Zugriffsrechte waren unübersichtlich, und der mobile Zugriff war nur via VPN und mit hohem Aufwand möglich. Eine kostspielige Erneuerung der lokalen Serverinfrastruktur war absehbar.
Die bestehenden Strukturen führten zu ineffizienten Prozessen: Mitarbeitende suchten lange nach den richtigen Dokumenten, es gab verschiedene Versionen derselben Datei, und die Zusammenarbeit zwischen Teams war erschwert. Besonders im Aussendienst war der Zugriff auf wichtige Unterlagen kompliziert und oft nur mit zusätzlichem Zeitaufwand möglich. Darüber hinaus verursachten Betrieb, Wartung und Lizenzierung der lokalen Server hohe Kosten, die in keinem Verhältnis mehr zum Nutzen standen.
Um diese Herausforderungen zu lösen, entschied sich das Unternehmen für die Ablösung des Fileservers durch SharePoint Online als Teil der Microsoft 365-Plattform. Mit SharePoint Online können Dokumente nun zentral, strukturiert und sicher abgelegt werden. Mitarbeitende greifen von jedem Standort und jedem Gerät direkt über den Browser oder die Teams-App auf ihre Daten zu – ganz ohne VPN. Durch klare Zugriffsrechte und die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit wird die Produktivität gesteigert und die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht.
Herausforderung
- Veraltete, wartungsintensive Server-Infrastruktur
- Kein durchgängiger Zugriff auf Dateien im Homeoffice oder mobil
- Fehlende Transparenz über Dateiänderungen und Versionen
- Kein strukturiertes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept
- Erschwerte Zusammenarbeit mit externen Partnern
Weitere Microsoft 365 Use Cases
Unsere Lösung mit SharePoint online
Die Vistasys AG realisierte gemeinsam mit ihrem strategischen Partnerunternehmen IOZ AG eine umfassende Ablösung des lokalen Fileservers durch eine moderne, cloudbasierte Lösung mit Microsoft SharePoint Online
Ist-Analyse & Strukturkonzept
Gemeinsame Analyse der bestehenden Fileablage und Definition einer zukunftsgerichteten Struktur für SharePoint inkl. Berechtigungskonzept.
Sichere Datenmigration
Überführung der bestehenden Datenbestände inkl. Versionsprüfung, Altlastenbereinigung und optimierter Berechtigungen.
Integration mit Microsoft Teams
Aufbau von Teams-Strukturen mit eingebundenen SharePoint-Bibliotheken zur Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit.
Sicherheits- und Freigabekonzept
Verwaltung über Azure AD, Freigaberichtlinien für externe Partner sowie Schutz sensibler Daten mit Microsoft Purview (ehemals Information Protection).
Schulung & Change-Begleitung
Benutzerzentrierte Schulungen, Dokumentation sowie Workshops zur Etablierung neuer Arbeitsweisen in der Cloud.
Cloud-to-Cloud Backup
Umsetzung Cloud-to-Cloud Backup für M365, um auch nach der Umstellung auf SharePoint eine automatische Sicherung aller Daten zu gewährleisten. So sind Dateien nicht nur modernisiert, sondern auch langfristig gegen Datenverlust geschützt.
„Durch die Ablösung unseres lokalen Fileservers durch SharePoint Online haben wir nicht nur unsere IT-Infrastruktur modernisiert, sondern auch die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessert. Die Migration verlief reibungslos, und jetzt profitieren wir von flexibler Zugriffsmöglichkeit, besserer Dokumentenverwaltung und sicherer Cloud-Speicherung – alles ohne Wartungsaufwand. Ein grosser Schritt in Richtung digitale Zukunft!“
F.G. Leiter IT / Digitale Projekte
Ergebnis für den Kunden
- Abschaffung des lokalen Servers – Wegfall von Wartungs- und Investitionskosten
- Nahtloser, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten – auch ohne VPN
- Versionskontrolle und gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
- Sicheres Teilen mit Externen durch Freigabelinks mit Zugriffssteuerung
- Einheitliche, strukturierte Datenhaltung für alle Teams und Abteilungen
- Höhere Sicherheit und Transparenz durch klare Rollen und Protokollierung
Fazit
Die Umstellung von einem klassischen Fileserver auf Microsoft SharePoint Online bringt für KMU nicht nur technologische, sondern auch organisatorische Vorteile. Dank der partnerschaftlichen Umsetzung durch Vistasys AG und IOZ AG wurde der Wechsel reibungslos, sicher und zukunftsfähig realisiert – inklusive Benutzerbegleitung und klar definierten Prozessen. So entstand eine zukunftssichere Lösung, die nicht nur die IT-Kosten reduziert, sondern auch die Flexibilität und Effizienz im Arbeitsalltag spürbar erhöht.
Planen auch Sie die Modernisierung Ihrer Dateiablage?
Kontaktieren Sie uns – gemeinsam mit unserem Partner IOZ AG zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Daten in die Microsoft Cloud überführen und dabei Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit gewinnen.